В этой мини-инструкции положим конец хаосу пересылаемых друг другу документов. Договора, акты, отчеты — давайте называть файлы правильно!
Эта статья — для членов команды и тех, кто с нами взаимодействует. Если вы попали сюда не по прямой ссылке, читайте с осторожностью
Сделайте так, чтобы было удобно получателю
Это базовое правило деловой переписки. Прочтите соответствующую книгу Максима Ильяхова, окружающие будут в восторге.
Всегда представляйте, в каком виде письмо или документ получат на той стороне. Если человек только и ждет ваш акт, то, конечно, ему любой формат подойдет. А если получатель ждет еще десять таких актов и разбирается с ними между непростыми рабочими созвонами?
Чтобы сделать всё четко, вы потратите чуть больше времени, чем обычно. Но на большом масштабе эти трудозатраты всегда окупаются.
Начните с даты в обратном порядке
Название файла стартует с даты. Причем в обратном, непривычном нам порядке: ГГГГ_ММ_ДД, например: 2024_08_Акт_Максим_Милютин.pdf.
Обратный порядок нужен, чтобы удобно сортировать файлы в «Проводнике». Сортируем по названию, а лежат по хронологии.
Не забудьте свою фамилию
Вероятно, вы не единственный человек, который отправляет документы адресату. Мы же не хотим, чтобы наш акт или договор потерялся? Лучшее решение: четко прописать фамилию, чтобы условному кадровику или бухгалтеру было удобно. Вот наилучший формат:
ГГГГ_ММ_ДД_Название_документа_Имя_Фамилия.pdf
Примеры:
2024_05_Договор_СМЗ_Иван_Иванов.docx2024_07_31_Счет_ИП_Пупкин.pdf
Используйте прочерки
Обычно в качестве разделителей между словами используют либо дефисы, либо прочерки. Оказывается, что некоторые бухгалтерские программы не принимают дефисы, поэтому мы просим контрагентов использовать нижние подчеркивания (см. примеры выше).
